Kā izvēlēties piemērotākās biroja telpas?

1. Lūdzu, paskaidrojiet, kādas ir galvenās atšķirības starp tradicionālu biroju, pilna servisa darba vietu un kopdarba telpu?

G.H.: Tradicionālu biroju varētu raksturot piecas īpašības:

1) Ilgtermiņa saistības uz trīs, pieciem vai desmit gadiem;

2) Lielas izmaksas biroja iekārtojumam;

3) Daudz dažādu ikdienas izmaksu (piemēram, komunālie maksājumi, apsaimniekošanas maksa, uzkopšanas izmaksas, apdrošināšana, nekustamā īpašuma nodoklis, apsardze u.c.), kas bieži var būt arī neplānotas;

4) Apjomīgs administrācijas darbs, lai vadītu biroju;

5) Ierobežota darba elastība, ko ietekmē nomas līgums.

Pilna servisa darba vieta (dēvēta arī par elastīgu darba vietu) ir ļoti atšķirīga no tradicionālā biroja:

1) Uzņēmums var brīvi noteikt saistību ilgumu. Šādos birojos iespējams slēgt līgumu arī tikai uz mēnesi vai nodrošināt sev biroja telpas vairākiem gadiem;

2) Nekādu biroja iekārtošanas izmaksu – biroji ir svaigi remontēti un aprīkoti;

3) Viena ikmēneša maksa, kas iekļauj visus pamata pakalpojumus (īri, komunālos maksājumus, internetu, administrācijas izmaksas, uzkopšanu, pakalpojumu maksas u.c.);

4) Atbalsts – par uzņēmuma komandu rūpējas biroju centra administrācija;

5) Darba plānošana ir elastīga.

Savukārt kopdarba telpas un pilna servisa biroji ir līdzīgi. Atšķirība ir tāda, ka kopdarba birojā uzņēmums būs atvērta tipa vidē, kurā cilvēki no cita uzņēmuma strādās turpat blakus, nevis atsevišķā, noslēgtā telpā.

Pilna servisa biroju augošās popularitātes dzinējspēks balstās uz maksimāli efektīvu telpas pielietojumu, jo uzņēmumi nav piesaistīti fiksētiem, ilgtermiņa līgumiem, tādēļ tie ir spējīgi ātri pielāgot sev nepieciešamo telpas lielumu, kas savukārt nav iespējams, tradicionāli nomājot telpas. Piemēram, sapulču telpu izmantošana: liela daļa uzņēmumu lielo sapulču telpu izmanto vien reizi nedēļā, taču uzņēmumam ir jāmaksā par šo telpu nepārtraukti. Pilna servisa birojā par sanāksmju telpu ir jāmaksā tikai tad, kad tā tiek izmantota.

2. Kādus ieteikumus Jūs varat sniegt uzņēmumiem, kam ir grūti atrast piemērotu biroju?

G.H.: Jāņem vērā divi aspekti – jāizvērtē, kāds birojs un kurā vietā ir vislabāk piemērots attiecīgajam biznesa modelim, un, izvēloties jaunu biroju, jāizvairās no lielām sākotnējām investīcijām. Šo iemeslu dēļ esam izveidojuši plašu pilna servisa biroju tīklu, un tieši tāpēc iesaku izvērtēt elastīgu biroju piedāvājumu, piemēram, "Regus" vai "Spaces".

Pirmkārt, pilna servisa birojā pēc pāris nedēļām vai mēnešiem saprotot, ka biroja lielums vai ēkas atrašanās vieta nav atbilstoši konkrētā biznesa vajadzībām, iespējams mainīt līgumu uz citām telpām vai pat citu biroju centru konkrētajā biroju tīklā.

Otrkārt, izvēloties pilna servisa biroju, nav nekādu sākotnējo izmaksu, viss nepieciešamais, lai sāktu darbu, ir iekļauts mēneša īres maksā.

J.K.: Uzņēmumiem kļūstot arvien dinamiskākiem, un dzīves un uzņēmējdarbības pārmaiņu tempam turpinot pieaugt, ir svarīgi saprast, ka bizness var strauji izaugt no telpām, un tas var negatīvi ietekmēt uzņēmuma izaugsmes iespējas. Jo īpaši tas attiecas uz IT nozares uzņēmumiem.

3. Lūdzu, pastāstiet no savas pieredzes – kāda ir uzņēmumu attieksme pret pilna servisa biroju telpām Latvijā? Kādas tendences Jūs novērojat?

J.K.: Latvija seko pasaules tendencēm un arvien vairāk uzņēmumu pievēršas pilna servisa biroju un kopdarba telpu pakalpojumiem. Tie ir ne tikai mazi uzņēmumi, kam ir grūti atrast nelielu un kvalitatīvu biroju uz īsu laiku, bet arī Latvijas vadošie uzņēmumi, kas izmanto pilna servisa birojus vai kopdarba telpas, lai veicinātu radošu sadarbību konkrēta projekta izstrādē vai rīkotu prāta vētras (brainstorming) sesijas, jo, atrodoties neierastā vidē, cilvēkam izdodas ģenerēt vairāk radošu ideju.

Ja pirms pieciem gadiem bija jāpaskaidro pakalpojuma būtība, tad šobrīd cilvēki izprot kopdarba telpu plusus un nianses un apsver to, cik lielā mērā šis pakalpojums atbilst uzņēmuma vajadzībām, nevis iepazīstas ar pakalpojumu kā tādu.

Neapšaubāmi, joprojām pastāv tendence sargāt savu privātumu, taču pilna servisa biroju un kopdarba telpu formātu dažādība mūsdienās ļauj vienkāršāk atrisināt šo jautājumu. Un tie uzņēmumi, kas agrāk deva priekšroku tikai un vienīgi privātiem birojiem, tagad labprāt rīko pasākumus, seminārus un pārvācas uz pilna servisa birojiem, saprotot, ka, netiek zaudēta konfidencialitāte un uzņēmuma tēls, tomēr tiek iegūti tādi plusi kā administratīvais atbalsts, iespēja paplašināties ātri un bez raizēm, vienots rēķins par visiem ar biroja uzturēšanu saistītiem pakalpojumiem u.c.