Uzdevums nākotnē – padarīt darba vidi efektīvāku un produktīvāku

Nav noslēpums, ka darba videi ir tieša ietekme uz uzņēmuma vai iestādes produktivitāti. Tāpēc ikvienam īpašniekam un vadītājam, kurš gada nogalē analizē, kā uzlabot darbinieku sniegumu un kopējos organizācijas rezultātus, būtu jādomā arī par to, kā un vai pašreizējais birojs palīdz strādāt efektīvāk un produktīvāk, uzskata VAS "Valsts nekustamie īpašumi" valdes loceklis Andris Vārna.

Darba vides faktora ietekme mūsdienās pieaug

To, ka darba vide kļūst aizvien būtiskāks faktors produktivitātē, apliecina arī globālais biznesa inteliģences rīks "Līsmana indekss" ("Leesman index"), kas jau kopš 2010. gada pēta dažādas darba vietas visā pasaulē, lai noteiktu efektīvākā biroja kritērijus, kā arī to saistību ar produktivitāti un darbinieku apmierinātību. Kā secinājuši pētnieki, tad birojiem, kuri saņēmuši augstu Līsmana indeksa novērtējumu, ir kopīgas vairākas pazīmes.

"Pirmkārt, darba vietas tiek pielāgotas darbinieku vajadzībām pretēji tendencei, ka jebkurš var strādāt pie jebkura galda. Otrkārt, 90% augsti novērtēto darba vietu ir raksturīgs atvērts plānojums. Treškārt, darba vidē tiek ievērots līdzsvars zonējumā, proti, ir atvērtās telpas, tikšanās telpas un telpas, kur koncentrēties un strādāt individuāli. Pēdējais ir viens no būtiskākajiem aspektiem produktivitātē un tas visvairāk raksturo nākotnes biroja konceptu, ko pašlaik attīsta "Valsts nekustamie īpašumi"," skaidroja Vārna.

Eksperts piebilda, ka moderns un darbinieku labsajūtu veicinošs birojs ne tikai uzlabos produktivitāti un efektivitāti, bet būs arī lielisks rīks jauno talantu piesaistē, jo jaunajai paaudzei darba vide ir tikpat svarīga kā alga vai citi bonusi.

Nākotnes birojs darba vidi sakausē vienotā veselumā

Bieži vien, runājot par mūsdienīgu darba vidi, daudzi iztēlojas atvērta tipa biroju un noskurinās. Taču faktiski nākotnes birojs ir balstīts aktivitātēs, proti, tas atbalsta organizācijas darbības mērķus, ir pielāgots konkrēta cilvēka un konkrētas personības vajadzībām.

"Ja konkrētā darbinieka aktivitāte paredz lielākoties sēdošu darba veidu, tad jādomā par to, kā darba vietu veidot ergonomisku – augstumā regulējams galds, krēsli ar pielāgotām atzveltnēm, apgaismojums, kas pielāgojas, gaisa kvalitāte utt. Tāpat, ja visas dienas garumā ir nepieciešams koncentrēties noteiktu uzdevumu izpildei, tad, visticamāk, būs jādomā par trokšņu līmeņa regulēšanu un darba vietu izvietojumu," skaidroja Vārna.

Viņš piebilda, ka nākotnes birojs nav tikai māja, siena un galds, tas ir arī strādāšanas un domāšanas veids, kas sapludina arhitektūru, dizainu, iekārtojumu un tehnoloģijas vienotā vidē.

Uzsvars būtu jāliek uz radītajām inovācijām

Kaut arī visbiežāk minētais ieguvums, īstenojot aktivitātēs bāzēta biroja konceptu, ir vidējais kvadrātmetru samazinājumu uz vienu cilvēku, VNĪ eksperts aicina drīzāk domāt, cik inovāciju uz vienu kvadrātmetru uzņēmums vai iestāde var radīt.

"Tradicionāli produktivitāti rēķina, noteiktā laikā saražoto dalot uz izmaksām vai ieguldītajiem resursiem minētajā laika periodā, tomēr mūsdienās, kad lielākā darba daļa tiek pavadīta birojā domājot, šāda pieeja kļūst nepilnīga. Protams, mazāk kvadrātmetru nozīmē zemākas komunālo pakalpojumu, administratīvās un apsaimniekošanas izmaksas. Taču es aicinātu drīzāk domāt virzienā, cik efektīvi esošā biroja platība un vide kopumā ļauj sasniegt izvirzītos mērķus. Tā arī ir nākotnes biroja būtība," skaidroja Vārna.

Plānots, ka viens no pirmajiem nākotnes biroja pilotprojektiem valsts pārvaldē Latvijā būs Ekonomikas ministrijas un ar to saistīto iestāžu centralizācija vienā ēkā. Kopējā kvadratūra samazināsies par aptuveni 40%, bet izmaksas – par pusmiljonu eiro gadā.

Saistībā ar to Ekonomikas ministrijas valsts sekretārs Ēriks Eglītis uzskata: "Aktivitātēs balstītas darba vides izveide nav pašmērķis, bet gan dzīves diktēta nepieciešamība, kā varam veidot produktīvu un efektīvu valsts pārvaldi Latvijā, kā varam celt darbinieku apmierinātību un līdz ar to arī atdevi. Valsts pārvaldei tā ir jauna komunikācijas kultūra, kas privātajā biznesā sen vairs nav jaunums. Viedais birojs būtiski uzlabo savstarpējo komunikāciju, palielina informācijas aprites ātrumu un sekmē komandas sadarbību, nojaucot robežas starp struktūrvienībām un strikti noteiktiem pienākumiem, un vairāk orientējoties uz kopīgu problēmu risināšanu un mērķu sasniegšanu." 

Vienlaikus viņš pauda, ka darba procesu elektronizācija un moderno tehnoloģiju izmantošana daļu darba pienākumu ļauj sekmīgi pildīt attālināti, kas ļauj daudz efektīvāk izmantot biroja telpas (katram nevajag savu darba vietu), samazināt gan ikdienas izdevumus darba nodrošināšanai, gan izdevumus īrei, elektrībai un apkurei.

"Ja vienā ēkā atrodas vairākas institūcijas, kā to plānojam mēs, vienkopus izvietojot ministriju un iestādes, var centralizēt arī vairāku funkciju veikšanu - IT, grāmatvedību, personāla plānošanu, kopīgi izmantot sanāksmju telpas, utt. Jau šobrīd Ekonomikas ministrijas darbiniekiem piedāvājam iespēju vienu dienu nedēļā strādāt attālināti vai izmantot pārstrukturizēto darba laiku, kas ir uzlabojis darbu izpildes rādītājus un apmierinātību ar darbu ministrijā," teica Eglītis.

Lietuvā un Igaunijā, valsts pārvaldē īstenojot aktivitātēs bāzēta biroja konceptu, tiek lēsts, ka kopējā efektivitāte – ēkas, telpu un darba – var pieaugt pat līdz 40%. Tā ir ne tikai dalīšanās ar telpām un resursiem un ārpakalpojumu izmantošana, bet arī mazākas transporta izmaksas, ātrāka saziņa un stiprākas komandas attiecības.

Tehnoloģiju pamatuzdevums – atvieglot ikdienu un sasniegt plānoto mērķi

Lielākajai daļai cilvēku moderns birojs asociējas ar jaunākajām tehnoloģijām, taču VNĪ valdes loceklis Andris Vārna uzsver, ka galvenais ir izmantot tādas tehnoloģijas, kas atbalsta uzņēmuma un darbinieku mērķu sasniegšanu. Tām nevajadzētu kļūt par pašmērķi, jo lieku tehnoloģiju izmantošana var dot pretēju efektu:

"Daļa no tehnoloģijām jau ir kļuvušas par mūsdienu higiēnu, piemēram, gaismas, kuras automātiski izslēdzas, ja telpā nav kustības, vai ventilācija, kas pielāgojas ogļskābās gāzes daudzumam telpā, automātiskās durvis, ja ir liela cilvēku plūsma, un tamlīdzīgi. Taču var iet arī tālāk – ja ir vairākas tikšanās telpas, tad ir ērti, ja tiešsaistē tās var gan pieteikt, gan pie telpas ir monitors, kur reāllaikā var redzēt tās noslodzi. Ja uzņēmums iestājas par zaļāku dzīvesveidu, var apdomāt stāvvietā uzstādīt elektrisko auto uzlādes stacijas. Līdz ar lietu interneta un sensoro tehnoloģiju attīstību, ir ļoti daudz risinājumu, ko var izmantot, lai padarītu darba vidi viedāku. Galvenais, lai tas atvieglotu ikdienu, nevis sarežģītu to".